Account Registration

  1. To register and create an account, visit www.frontdeskvisitor.com and click on “Create an account”.
  2. Users should complete all mandatory fields highlighted within the registration form and acknowledge their agreement to the provided "terms and conditions." Upon ensuring all necessary information is provided, users should proceed to the "Register" button to submit their registration request for approval.
  3. Once account approval is granted, users can utilise their email and password credentials to log in to their accounts.

Next, the user should follow the setup wizard steps to complete the account’s initial requirements and finish onboarding.

Account Setup

Admin needs to go through this setup wizard before landing into dashboard page

Set User Permissions

At the beginning of the account setup wizard, the Admin must carefully configure the permissions for each user they create.

Why need permissions setting up:

  1. Defines exactly what each user can access and perform in the system. Protects sensitive information and ensures tasks are handled only by authorized staff.
  2. Places full responsibility on the Admin to balance convenience vs. security.

Setting Permissions

Open the Permissions module in the setup wizard.

Select the user role you are configuring (e.g., Reception, Security, Manager). For each feature/module (e.g., Visitors, Deliveries, Vehicles, Safety Logs):

  1. Review the available actions (Open Page, Add, Edit, Delete, Export). Decide which actions to enable for that role.

Apply the principle of least privilege: grant only the access required for daily duties. Save the permissions to finalize the user role

Create User Profiles

Once permissions are set, the Admin can begin creating user profiles such as Receptionists or any other role within the organization.

Creating user profile

  1. Click “Add User/Employee” to open the user creation form.
  2. Enter Personal Information:
    • Full Name
    • Email Address (used for login)
    • Phone Number
    • Residential Address
  3. Enter Employment Information:
    • Designation (e.g., Receptionist, Security Officer, Manager)
    • Role (assign the previously configured role/permissions)
    • Joining Date
    • Department/Branch (if applicable)
  4. Set up Login Credentials:
    • Ensure Status = Enabled
    • Create a secure Password
  5. Save the profile to finalize account creation.

Pass

In this step, the Admin sets up passes that will be issued to guests, visitors, contractors, or engineers

Purpose:
  • Provides a secure and efficient way to manage visitor and contractor access.
  • Each pass is linked to the system, allowing check-in and check-out by barcode scanning.
  • Improves accountability by tracking who is on-site, when, and for what purpose.
Steps for Admin (Setup):
  1. Click “Add Pass” to create a new record.
  2. Enter the following details:
    • Pass Type (e.g., Visitor, Guest, Contractor, Engineer). Company/Department (who the pass is issued to or associated with).
  3. Save the record. (The system will generate a unique barcode for the pass)
  4. Print and attach the barcode to the physical pass card or badge. Users can then scan the pass when checking in or out, ensuring accurate visitor logging.

Add Your Keys

In this step, the Admin can register all physical keys used within the organization.

Steps for Admin (Setup):
  1. Click “Add Key” to create a new key record.
  2. Enter the following details:
    • Key Name (e.g., Main Gate, Office #12, Storage Room).
    • Key Number (unique identifier engraved or assigned).
    • Category (e.g., Office Keys, Vehicle Keys, Security Keys).
    • Department the key belongs to
  3. Save the record. (The system will generate a unique barcode for the key)
  4. Print and attach the barcode securely to the physical key (laminated tag or keychain). Users can then scan the barcode when checking keys in or out, ensuring accurate tracking.

Add Stock

In this step, the Admin has the option to create records for stock items used within the organization.

Purpose:
  • Helps maintain an organized inventory of supplies and assets (e.g., visitor badges, stationery, PPE, cleaning materials).
  • Makes it easier to track usage, replenishment, and accountability.
  • Provides visibility to Admins on what resources are available at any time.
Steps for Admin (Setup):
  1. Click “Stock” to create a new entry.
  2. (Optional) Create or select a Stock Category (e.g., Office Supplies, Safety Equipment, Visitor Materials).
  3. Enter the Stock Name (e.g., ID Badge, Printer Ink, First Aid Gloves).
  4. (Optional) Add details such as quantity, supplier, or notes.
  5. Save the record to add the item to your stock list.
  6. Repeat the process to add more stock items as required.

Add company vehicles

In this step, the Admin can register all company-owned vehicles into the system.

Purpose:
  • Creates a centralized record of vehicles for tracking, security, and operational use.
  • Enables easy check-in and check-out of vehicles by staff using barcode scanning.
  • Helps prevent misuse, loss, or confusion of vehicle keys.
Steps for Admin (Setup):
  1. Click “ Vehicle” to open the vehicle entry form.
  2. Enter the following details:
    • Make/Model of the vehicle (e.g., Ford Transit, Toyota Corolla)
    • Registration number (license plate)
    • (Optional) Assign to a department or category if required (e.g., Pool Car, Delivery Van)
  3. Once saved, the system will automatically generate a unique barcode for that vehicle.
  4. Print and attach the barcode to the vehicle’s key for quick identification.

Staff can then scan the barcode whenever checking the vehicle in or out, ensuring accurate logging.

Best Practice Checklist (Ongoing Use):
  1. Ensure all company vehicles are registered in the system, including spares or seasonal vehicles.
  2. Attach the generated barcode securely to the key (laminate or key tag for durability).
  3. Train staff to always scan keys when taking or returning vehicles.
  4. Regularly review vehicle logs to monitor usage, mileage, and accountability.
  5. Update or retire vehicle records when vehicles are sold, replaced, or decommissioned.

Add Car Parking Slots

In this step, the Admin sets up the car parking slots available within the premises.

Enables the system to manage parking allocation for staff, visitors, and company vehicles.

Ensures organized use of parking space, avoids conflicts, and improves security by tracking vehicle activity.

Provides visibility of available and occupied slots in real time.

Steps for Admin (Setup):
  1. Open the Car Parking Slot module in the setup wizard.
  2. Click “Parking” to create a new parking space record.
  3. Enter details, such as:
    • Parking Number, Category, Company/Department
  4. Save the slot record.
  5. Repeat the process until all parking slots are added to the system.
Best Practice Checklist (Ongoing Use):
  1. Clearly mark physical slots with signs or numbers to match system records.
  2. Regularly review allocation rules (e.g., visitor vs. staff) to optimize usage.
  3. Keep the system updated if slots are reassigned, added, or removed.
  4. Use reports to monitor usage patterns and identify underused or overcrowded zones.
  5. Reserve specific slots for emergency vehicles or accessibility needs.

Schedule Fire Alarm Testing

In this step, the Admin configures the schedule for routine Fire Alarm system tests to ensure alarms are working correctly and meet safety standards.

Fire Alarms are critical for early detection and evacuation in emergencies.

Routine testing verifies that alarms are audible, functional, and trigger correctly across the building.

Keeping accurate logs demonstrates compliance with fire safety regulations and supports audits.

Steps for Admin (Setup):
  1. Open the Fire Alarm Testing module in the setup wizard.
  2. Set the frequency of testing (commonly weekly but adjust according to legal requirements and company policy).
  3. Assign responsibility to a staff member, safety officer, or facilities team to carry out the test.
  4. Save the schedule to activate recurring Fire Alarm tests.
Best Practice Checklist (Ongoing Use):
  1. Conduct tests at the same day and time each week (consistency helps staff recognize real vs. test alarms).
  2. Inform staff and occupants before testing to avoid confusion or panic.
  3. Activate alarms in different zones to ensure full system coverage.
  4. Record results immediately in the system (pass/fail, issues found).
  5. Escalate any faults for urgent maintenance.
  6. Retain all testing records for compliance audits and inspections.

Schedule Fire Exit Door Testing

In this step, the Admin sets up the schedule for regular Fire Exit Door inspections to ensure that all emergency exits remain safe, functional, and compliant with regulations.

Purpose:
  • Fire Exit Doors must be kept unobstructed, unlocked, and in good working order at all times.
  • Regular testing ensures that doors can be opened quickly during emergencies, supporting a safe evacuation.
  • Maintaining accurate records helps demonstrate compliance during audits or safety inspections.
Steps for Admin (Setup):
  1. Open the Fire Exit Door Testing module in the setup wizard.
  2. Define the testing frequency (e.g., weekly, monthly) according to your company policy and legal requirements.
Best Practice Checklist (Ongoing Use):
  1. Conduct inspections at the scheduled frequency without delay.
  2. Ensure doors are clear of obstacles, open smoothly, and signage is visible.
  3. Record findings in the system immediately after each check.
  4. Report and escalate any faults (locks, alarms, obstructions) for urgent repair.
  5. Keep inspection records for audit and compliance reviews.
  6. Review and adjust schedules if building layout or usage changes.

Manage Emergency Grab Bags

In this step, the Admin can register the locations of Emergency Grab Bags within the building.

Purpose:
  • Emergency Grab Bags contain essential supplies (e.g., torches, radios, first aid, high-visibility vests, emergency contact lists).
  • They are designed to be quickly collected and used during an evacuation or emergency.
  • Recording their location ensures staff and emergency responders know exactly where to find them when every second counts.
Steps for Admin (Setup):
  1. Click “Add Emergency Grab Bag” to create a new record.

  2. Enter the exact location (e.g., Security Office, Reception, Main Exit, Control Room).

    (Optional) Add details such as:

    • Responsible staff member or team
    • Storage notes (e.g., “inside locked cabinet”, “next to fire panel”)
    • Accessibility notes for responders
  3. Save the record.
  4. Repeat for each Emergency Grab Bag in the building until all are documented.
Best Practice Checklist (Ongoing Use):
  1. Assign ownership — allocate responsibility for each bag to a trained individual.
  2. Inspect quarterly — check that all critical supplies (radios, batteries, torches, PPE, first aid items) are present and in working condition.
  3. Replace expired items — swap out perishable or time-sensitive supplies such as batteries, first aid contents, or bottled water.
  4. Keep bags visible & accessible — avoid storing in locked or obstructed areas unless access keys are clearly assigned.
  5. Update records — if bags are moved or replaced, update their location in the system immediately.
  6. Run drills — periodically test staff knowledge by including grab bags in evacuation or fire drills.

Manage First Aid Kits

In this step, the Admin registers the locations of all First Aid Kits in the building. This ensures quick access during emergencies and supports workplace health & safety compliance.

Steps for Admin (Setup):
  1. Click “Add First Aid Kit” to create a new record.

  2. Enter the kit’s exact location (e.g., Reception Desk, Ground Floor Lobby, Kitchen, Warehouse).

    (Optional) Add supporting details, such as:

    • Responsible staff member or department
    • Notes on accessibility (e.g., “inside wall cabinet” or “next to fire extinguisher”)
  3. Save the record.
  4. Repeat the process for each First Aid Kit across your building until all are logged.
Best Practice Checklist (Ongoing Use):
  1. Assign responsibility — designate a staff member or safety officer for each kit.
  2. Inspect monthly — check contents for completeness and expiry dates.
  3. Record inspections — log dates and any replenishments directly in the system.
  4. Replenish immediately — replace missing or expired items without delay.
  5. Update system — if a kit is moved, replaced, or removed, update its entry so records remain accurate.

Add First Aiders

This step allows the Admin to add details of trained first aiders in the organization.

It is an optional step during account setup but is highly recommended for safety and compliance.

Steps for Admin (Setup):
  1. Click “Add First Aider”.
  2. Enter the First Aider’s Name.
  3. Provide Contact Information (phone number or email).
  4. (Optional) Add their Position/Department and Certification Details (e.g., training date or expiry).
  5. Click Save to record the details.
  6. Repeat the process to add multiple first aiders, if available.
Notes:
  1. The list of first aiders can be updated later if staff receive new training or if certifications change.
  2. Keeping this information updated ensures that reception and emergency coordinators can quickly contact a trained responder when needed.
  3. This step helps improve emergency readiness and supports compliance with workplace health & safety regulations.

Emergency Contact & Floor Plan

In this step, the Admin must provide emergency contact details for key individuals who will take charge during an emergency.

These individuals may include security personnel, first aiders, managers, or event organizers.

You can enter details for up to four contacts, including their Name, Phone Number, and Position.

These contacts will be visible to emergency responders, helping ensure quick communication and response.

Additionally, the Admin has the option to upload a building floor plan or map.

This plan can be printed and shared with emergency services to guide them in navigating the premises quickly and safely.

Providing an up-to-date floor plan helps responders save time and protect lives during critical situations.

Backup Plans & Downloads

After completing the account setup, the Admin should prepare backup files for use during any service interruption.

Steps for Admin:
  1. Download backup files from the system.
  2. Print hard copies of all files.
  3. Distribute the printed forms to reception or relevant staff.
  4. In the event of a system outage or server downtime, staff must:
    • Record all visitor entries, deliveries, bookings, and tasks on the printed forms.
  5. Once the system is back online:
    • Transfer the recorded data from the backup forms into the application.
    • Verify that all records are entered correctly and nothing is missed.
Note:

The backup files contain the same fields and tables as the web application, so staff can seamlessly move data back into the system once it’s available.

Profile and Account Settings

Accessing Your Profile

Users can access their personal profile by clicking on “My Account” in the menu on the right-hand side.

Within My Account, users can view and edit their personal details such as name, email, phone number, and other profile information.

System Settings

The Settings button allows users to configure system preferences, including:

  • Time zone adjustment
  • Currency selection

These settings personalize the system experience for each user.

Policies & Compliance

Inside Settings, users are required to review and agree to the platform’s:

  • Privacy Policy
  • Terms and Conditions of Use

Accepting these ensures compliance with legal and data protection standards.

Navigating Dashboard

  1. On the left-hand side, users can access a variety of menu options for navigation.
  2. Located on the top right-hand side, users can conveniently access their account profile and its associated settings.
  3. The main view of the Dashboard presents a comprehensive display of matrices, graphs, and a pie chart.
On the dashboard user will have an overview of the following:
  • Visitor Activity: Number of check-ins and check-outs, active visitors, pre-registered guests.
  • Deliveries: Incoming and collected deliveries, pending items.
  • Keys Management: Keys currently checked out, overdue returns.
  • Vehicles & Parking: Checked-in/out vehicles, available slots, assigned categories.
  • Health & Safety: Upcoming fire alarm/exit tests, first aid kit status, accident/incident reports.
  • Lost Property: Recently logged items and their claim status.
  • Stock Levels: Items low in quantity or recently issued.
  • Notes & Tasks: Reminders, sticky notes, or handover tasks assigned to staff.

Home Menu

  • Visitor Log – Track visitor check-ins, check-outs, pre-registrations, and badge printing.
  • Delivery – Log, track, and record incoming and outgoing deliveries.
  • Vehicles & Parking – Manage company vehicles and assign parking slots.
  • Key – Issue, receive, and monitor physical keys with barcode tracking.
  • In Stock – Maintain and monitor inventory of supplies and assets.
  • Lost Property – Record, track, and return lost and found items.
  • Note – Leave reminders, tasks, or handover notes for staff.
  • Health & Safety Suite – Schedule and log safety checks (fire alarms, exits, first aid, incidents).
  • First Aiders – Keep records of trained first aiders for emergency response.
  • Emergency Grab Bags – Record and monitor the location and contents of emergency kits.
  • Reports – Generate and export activity history across modules for audits and analysis.
  • Project/Handover Sheets – Document tasks and ensure continuity during staff handovers.
  • Cab & Flight Booking – Request and manage staff or visitor transport bookings.

FrontDeskVisitor.com – Full Feature List and their categorisation

Visitor & Access Management
Logistics & Facilities
Operations & Coordination
  1. Sticky Notes
  2. Appointment Booking
  3. Flight Booking
  4. Project Management
Health & Safety Suite
  1. Health & Safety Overview
  2. Fire Alarm Testing
  3. First Aid Kit Record
  4. Fire Exit Door Testing
  5. First Aiders Record
  6. Emergency Grab Bag
  7. Emergency Radio Battery
  8. Accident Form
  9. Fire Alarm

Home > Contact Details

Après signature, la tâche s’intègre automatiquement au calendrier "Activité".

Ce calendrier offre trois modes d’affichage : Mois, Semaine et Jour.

En cliquant sur une tâche, le formulaire correspondant s’ouvre pour consultation, modification ou impression.

Accueil > Stock'

Le menu "En stock" permet d’ajouter des articles en stock dans les locaux. Pour commencer, définissez la catégorie de stock via le bouton "Catégorie".
Ajoutez ensuite du stock avec le bouton "Ajouter un stock" - le nouvel enregistrement apparaîtra dans la fenêtre "Stock". Chaque stock peut être modifié, supprimé ou copié via les options disponibles.
Pour ajouter des articles, sélectionnez le nom du stock, cliquez sur "Ajouter un article", entrez les détails et validez. Les options "Liste d’entrée" et "Liste de sortie" permettent de gérer les enregistrements.
Accueil > Clés Accédez à la section "Clés" pour configuration.
Ajoutez d’abord une catégorie via le bouton "Ajouter une catégorie". La nouvelle catégorie apparaît dans la fenêtre principale et peut être modifiée ou supprimée.
Ajoutez ensuite des clés via le bouton "Ajouter une clé". Les nouvelles clés apparaissent dans la fenêtre principale et peuvent être activées/désactivées.
Les options "Importer" et "Exporter" facilitent la gestion des clés, avec des filtres de recherche disponibles. Le bouton "Chronologie" ouvre les fenêtres d’émission de clés et d’historique.
  1. Émission de clés
  2. Deux méthodes disponibles :
  3. 1. Scanner le code-barres de la clé

2. Émission manuelle via le bouton "Émettre une clé"

Les clés émises apparaissent dans la chronologie.

  1. Réception de clés
  2. Sélectionnez la clé, indiquez la date/heure de réception et cliquez sur "Recevoir".
  3. L’option "Historique" affiche l’historique complet des clés.
  4. Des options de recherche permettent de filtrer les résultats.
  5. L’exportation génère un historique complet au format Excel.
Le menu déroulant "Clés sorties" permet des recherches filtrées.

Accueil > Réservation de taxi

  1. L’admin doit renseigner le "Type" et le "Numéro de compte du département" pour compléter la réservation.
  2. Ajoutez d’abord un type de réservation.
  3. Le bouton "Département/Compte" permet d’ajouter les informations de compte.
  4. Pour une nouvelle réservation, cliquez sur "Ajouter une réservation" et complétez les détails.

Les nouvelles réservations apparaissent dans la fenêtre et peuvent être modifiées ou supprimées.

Les options d’import/export et les filtres de recherche facilitent la gestion des données.

  1. Accueil > Réservation de vol
  2. Dans la section "Réservation de vol", l’administrateur doit renseigner le "Type" et le "Numéro de compte du département" pour compléter le processus.

Pour ajouter un type de réservation, l’utilisateur doit spécifier le type de réservation de vol.

Le bouton "Département/Compte" permet d’ajouter les informations de compte du département.

Pour une nouvelle réservation, cliquez sur "Ajouter une réservation de vol" et complétez tous les détails nécessaires.

Après soumission, la nouvelle réservation apparaît dans la fenêtre désignée et peut être modifiée ou supprimée via le champ "Action".
  • Les options d’import/export et les filtres de recherche facilitent la gestion des données.
  • Accueil > Livraison
  • La section Livraison permet de visualiser les descriptions existantes et d’en ajouter de nouvelles.
Pour ajouter une description, cliquez sur "Ajouter une description", complétez les champs requis et validez.
  • Le nouvel enregistrement apparaît et peut être modifié ou supprimé si nécessaire.
  • Pour une nouvelle livraison, cliquez sur "Ajouter une livraison" et complétez le formulaire contextuel.
  • La nouvelle livraison s’affiche dans la fenêtre et peut être modifiée via les options du champ "Action".
Le bouton "Historique" donne accès à l’historique des livraisons.
  • Les fonctionnalités d’export/import et de recherche optimisent la gestion des données.
  • Accueil > Véhicule
  • Accédez à la section "Véhicule" pour gérer les enregistrements.
Cliquez sur "Ajouter un véhicule", renseignez les informations et validez.
  • Le nouveau véhicule apparaît et peut être modifié ou supprimé.
  • Le bouton "Imprimer" permet d’imprimer tous les enregistrements.
  • Enregistrement d’entrée :
  • Pour enregistrer l’entrée d’un véhicule, cliquez sur "Enregistrer l’entrée" dans le champ "Action" et complétez les informations.
Enregistrement de sortie :
  • Cliquez sur "Chronologie" puis "Sortie de véhicule", renseignez les détails et validez.
  • La nouvelle sortie s’ajoute à la chronologie des véhicules.
  • Historique :
  • La chronologie affiche l’historique complet des entrées/sorties avec détails.
Les fonctionnalités de filtrage et recherche permettent de trouver des résultats spécifiques.
  • Accueil > Parking
  • Accédez à l’onglet Parking pour consulter les données.
  • Cliquez sur "Ajouter un parking", complétez les champs et validez.
  • L’enregistrement s’intègre à la base de données et peut être modifié.
Les fonctionnalités d’export/import et recherche optimisent la gestion.
  • Pour ajouter une catégorie, sélectionnez "Catégorie" puis "Ajouter une catégorie".
  • La nouvelle catégorie s’affiche dans la fenêtre principale.
  • Pour enregistrer les véhicules du personnel, cliquez sur "Enregistrer" puis "Ajouter un enregistrement".
Les véhicules enregistrés apparaissent et peuvent être modifiés.
  • La section Chronologie propose trois vues : "Journal", "Réservations" et "Vue d’ensemble".
  • Journal de parking :
  • Attribuez des places via le bouton "Attribuer une place" dans la fenêtre Journal.
  • Spécifiez le "Numéro et type de place" avant validation.
L’enregistrement s’affiche dans la fenêtre.

Le champ "Action" permet d’enregistrer la sortie du véhicule.

  • Parking réservé :
  • Réservez des places pour des véhicules spécifiques.
  • Vue d’ensemble :
  • Affiche des statistiques sur les places disponibles.

Historique :

  1. L’historique montre l’utilisation des places avec des outils de recherche.
    • L’option "Exporter" permet de télécharger et imprimer l’historique.
  2. Accueil > Pré-réservation
    • Dans "Journal", l’utilisateur peut pré-réserver un invité.
    • Cliquez sur "Ajouter une pré-réservation" en haut à droite pour commencer.
    • Remplissez les détails du visiteur dans le formulaire contextuel et validez.
    • Un compteur affiche le nombre d’invités pré-réservés pour un suivi facile.
      La nouvelle pré-réservation s’affiche sur la page dédiée.
      • Pour modifier, cliquez sur "Éditer" dans le champ "Actions", apportez les changements et validez.
      • Pour enregistrer l’arrivée :
      • Cliquez sur "Enregistrer l’arrivée" pour transférer l’enregistrement vers la page d’accueil.
  3. Pour annuler, cliquez sur "Supprimer".
    • Accueil > Journal des visiteurs
    • Quatre fenêtres sont disponibles : "Raison", "Hôte", "Badge" et "Historique".
    • L’"Historique" permet de consulter tous les visiteurs avec des outils de recherche et d’export.
  4. La fenêtre "Gérer" permet de bloquer, débloquer ou supprimer des visiteurs.

    L’onglet "Badges perdus" affiche les informations sur les badges.

    • Pour réceptionner un badge, cliquez sur "Réceptionner" dans le champ "Action".
    • Option "Ajouter une date d’expiration" disponible.
    • Pour supprimer un historique, utilisez "Ajouter une date de suppression".
    • Accueil > Journal des visiteurs > Raison
    • Visualisez et ajoutez des motifs de visite.
  1. Cliquez sur "Ajouter", complétez le formulaire et validez.
    • Le nouveau motif s’affiche et peut être modifié via le champ "Action".
    • Accueil > Journal des visiteurs > Hôte
    • La fenêtre "Hôte" affiche tous les hôtes disponibles.
    • L’administrateur peut bloquer/débloquer tout hôte ajouté par la réception.
    • Accueil > Journal des visiteurs > Badge
  2. La section Badge montre tous les badges créés.
    • Cliquez sur "Ajouter un badge" et complétez les détails.
    • Le champ "Action" permet de modifier les enregistrements.
    • Options d’import/export et d’impression disponibles.
  • Accueil > Objets trouvés
    • Gérez les objets trouvés dans cette section.
    • Cliquez sur "Ajouter un objet", renseignez les détails et validez.
    • Le nouvel objet s’affiche et peut être édité, supprimé ou imprimé.
    • Option "Réceptionner l’objet" disponible lors de la restitution.
  • Le bouton "Historique" affiche l’historique complet des objets.
    • Filtres de recherche et fonction d’export disponibles.
    • Accueil > Notes
    • Les notes sont comme des murmures délicats capturés sur papier.

La fenêtre Notes affiche les notes partagées par différents utilisateurs.

  1. Cliquez sur "Ajouter une note" pour en créer une nouvelle.
    • Remplissez le titre, la description et autres détails avant validation.
    • La nouvelle note s’affiche et peut être modifiée ou supprimée.
    • Note : Les notes peuvent être publiques ou privées.
    • Accueil > Santé & Sécurité > Test d’alarme incendie
  2. Quatre catégories sont disponibles pour les enregistrements.
    • Pour le test d’alarme, renseignez les "points d’appel" et la "Date/Heure".
    • Cliquez sur "Ajouter un test", complétez les informations et validez.
      • Les nouveaux tests s’affichent et peuvent être modifiés via le menu "Action".
      • Outils de recherche, filtrage et export/import disponibles.
  3. Accueil > Santé & Sécurité > Portes de secours
    • Dans la section Santé & Sécurité, les utilisateurs peuvent programmer le test des portes de secours en sélectionnant l’option "Portes de secours" et en spécifiant le jour et l’heure du test.
    • Pour créer une nouvelle entrée, cliquez sur "Ajouter un test de porte de secours", complétez les informations dans la fenêtre contextuelle et enregistrez. L’entrée sera visible sur les comptes administration et réception.
    • Accueil > Santé & Sécurité > Sac d’urgence

Accédez à la section "Sac d’urgence" pour ajouter des enregistrements.

La première étape consiste à renseigner les emplacements des sacs d’urgence dans le bâtiment.

Ensuite, ajoutez des articles dans chaque sac via le bouton "Ajouter un article" en fournissant une description. L’article s’affichera dans la fenêtre après validation.
  • Utilisez les options "Dupliquer", "Modifier" ou "Supprimer" pour gérer les sacs.
  • Commencez par cliquer sur "Ajouter un contrôle" pour initier le processus.
  • Dans le menu contextuel, saisissez la date de contrôle et autres détails avant validation.
  • Consultez l’historique complet des articles contrôlés en utilisant la barre de défilement.
  • Utilisez le bouton "Exporter" pour générer un fichier Excel de l’historique des contrôles.
Ajoutez des enregistrements supplémentaires avec le bouton "+".
  • Supprimez des éléments indésirables avec le bouton "-".
  • Accueil > Santé & Sécurité > Trousse de premiers soins
  • Le processus d’ajout d’enregistrements est similaire à celui du sac d’urgence.

D’abord, décrivez les trousses via le bouton "Ajouter une trousse" et complétez les détails.

  1. Ensuite, ajoutez les articles individuels de chaque trousse via "Ajouter un article".
    • Options "Modifier" ou "Supprimer" disponibles pour gérer les enregistrements.
  2. Une coche verte indique que les articles ont été vérifiés.
    • Un signe jaune indique des articles en attente de vérification.
    • Sélectionnez une trousse pour consulter le statut de ses articles.
    • Ajoutez de nouveaux articles via le bouton "Ajouter un article".

    Gérez les articles de chaque trousse (modification/suppression).

  3. Ajoutez des enregistrements de contrôle via "Ajouter un contrôle".
    • Renseignez les détails du contrôle et validez.
    • Le nouvel enregistrement apparaît dans la "Chronologie des contrôles".
    • Exportez ces enregistrements au format Excel (.csv) pour impression.
  4. Accueil > Santé & Sécurité > Secouristes
    • Accédez à la section "Secouristes" pour consulter la liste complète.
      • Pour ajouter un secouriste, cliquez sur "Ajouter un secouriste".
      • Complétez les champs requis dans le formulaire contextuel et validez.
  5. Consultez et gérez tous les secouristes enregistrés.
    • Le champ "Actions" permet de modifier ou supprimer des enregistrements.
    • Utilisez les fonctions d’export/import pour imprimer ou télécharger les informations.
    • Accueil > Santé & Sécurité > Batterie radio d’urgence
  1. Cette section permet d’ajouter des enregistrements et de consulter l’historique.
    • Pour un nouvel enregistrement, sélectionnez "Ajouter un enregistrement" et complétez les détails.
    • Le processus simplifié garantit l’accessibilité pour l’administration et la réception, avec des fonctions de recherche.
    • Accueil > Messages
    • Pour une communication rapide, Frontdeskvisitor.com encourage l’utilisation de cette fonctionnalité plutôt que les emails.

Accueil > Utilisateurs/Employés

  1. Après inscription, les clients peuvent ajouter des utilisateurs (réception, employés) en renseignant leurs détails et en attribuant un rôle, succursale, poste, etc.

    Le rôle permet de définir les permissions de chaque compte employé.

    • Pour ajouter une succursale, utilisez le bouton "Succursale" et complétez les informations.
    • 'Pour ajouter un poste, utilisez le bouton "Poste" et complétez le formulaire.
      • Accueil > Gestion de projet
      • Ce menu est en cours de développement et sera disponible prochainement.
      • Accueil > Fichiers
    • Dans ce menu, les utilisateurs peuvent téléverser/télécharger des fichiers, accéder au guide utilisateur et aux sauvegardes.
  2. Accueil > Rendez-vous

    Cette fonction permet aux utilisateurs de fixer des rendez-vous entre eux. Pour commencer, ils doivent sélectionner le bouton "Ajouter un rendez-vous", remplir tous les détails pertinents dans la fenêtre "Ajouter un rendez-vous", puis soumettre.

    • Après la soumission du formulaire, le nouveau rendez-vous s’affichera dans le calendrier des rendez-vous.
    • In the settings page, click Add Vehicle.
    • Enter the required details:
      • Vehicle Registration Number
      • Make and Model
    • Once done, click Submit (or hit Enter).
    • The new vehicle will appear in your list.
    • You can edit or update these details anytime by using the options available beside each record.

    Tip: Keep your list up to date whenever a new vehicle is added to or removed from the company fleet.

  3. Print and Attach Barcode Labels (Recommended)

    To make check-in and check-out faster, each vehicle can be assigned a unique barcode.

    • In the Settings window, locate the vehicle you want to label.
    • Click Print to generate and print the barcode.
    • Attach the printed barcode label to the vehicle key.

    This allows you to scan the key during check-in and check-out, saving time and reducing errors.

    Note: Barcode scanning is optional but highly recommended for smooth and accurate tracking.

  1. Check Out a Vehicle

    When a staff member needs to use a company vehicle, follow these steps to check it out:

    • From the Vehicle window, click Check Out Vehicle at the top right.
    • A pop-up form will appear — fill in all the required details, including:
      • Vehicle name or registration
      • Staff member’s name
      • Purpose or destination
      • Expected return date/time

    If you’d like, tick the Email Notification option to automatically notify the relevant person (e.g., supervisor or fleet manager).

    • Click Submit once all details are complete.
    • A new vehicle check-out record will be created, and an “Out” status will appear next to that vehicle in the settings list.

    Tip: You can also scan the vehicle key barcode to check out a vehicle instantly — no need to fill in the details manually.

  2. Check In a Vehicle

    When the vehicle is returned, it needs to be checked back in.

    • Go to the Vehicle Timeline window.
    • Find the record of the vehicle you want to check in, and click the Check In button beside it.
    • A pop-up form will appear — enter the return details such as:
      • Date and time returned
      • Returned by (staff member)
      • Condition or notes (if needed)
    • Click Submit to complete the process.

    Once submitted, the record will disappear from the timeline, showing that the vehicle has been successfully checked in and is available again.

    Tip: If you have barcode scanning enabled, you can simply scan the vehicle key barcode, and the system will automatically check the vehicle in — fast and hands-free.

  1. View Vehicle History

    The History section lets you review all vehicle check-in and check-out activity.

    • From the Vehicle window, click History (top right).
    • Here, you’ll see a full list of all past vehicle movements — both checked in and checked out.
    • Use the Search or Filter options to quickly find specific records by:
      • Vehicle name or registration
      • Staff member
    • Click Export to download the filtered results as an Excel file for reports or audits.

    Tip: Export your records regularly to keep a backup or share with your management team.

Home > Parking

How to Allot Parking
  1. Open Parking & Explore the Timeline
    • From Home, click Parking.
    • The Parking Timeline opens with three views:
      • Parking Log – live activity of issued/returned spaces
      • Reserve Parking – hold a space for a person/date
      • Parking Overview – quick status of available vs. occupied
    • On the right, you’ll see three actions: Settings, History, and Issue Parking.
  2. Create a New Parking Space (Settings)
    • Click Settings (top-right).
    • You’ll see a list of all existing parking spaces with an Action column.
    • Click Add Parking to create a new space.
    • Fill in the required details (e.g., Space/Number, Company/Location/Zone, Category).
    • Click Submit — your new parking space is added and appears in the Settings list.
  3. Manage Spaces (Edit, Delete, or Empty an Issued Space)
    • In Settings, use the Action column on any row to:
      • Edit – update details (name/zone/notes)
      • Delete – remove a space (use with care)

    Tip: Use Issue Parking from the Parking window to assign a space to a person, and History to review all past allocations with filters and export options.

  1. Issue a Parking Space

    Once you’ve created your parking spaces, you can start assigning them.

    • From the Parking Timeline window, click Issue Parking (top-right corner).
    • A pop-up form will appear.
    • Select the Parking Space you want to issue from the dropdown list.
    • Fill in the required details, such as:
      • Registration
      • Driver Name
      • Make etc
    • Click Submit to confirm.
    • A new Issued Parking record will now appear in the Parking Timeline showing the assigned space and who it’s issued to.

    Tip: Use this step to keep track of every parking space — who’s using it, when, and for how long.

  2. Manage Issued Parking

    You can easily make changes to issued parking spaces at any time.

    • Go to the Parking Timeline window.
    • In the Action column beside each record, you’ll find options to:
      • Edit – update details such as name, time, or duration.
      • Delete – permanently remove a record (use with care).
      • Empty / Release Space – when a parking spot becomes available again, click the Empty icon (next to Delete).

    Once you release a parking space, its entry will disappear from the main timeline, and the action will be recorded automatically in the History section.

    This keeps your Parking Timeline clean and up to date with only active records.

  1. Issue a Parking Space

    Once you’ve created your parking spaces, you can start assigning them.

    • From the Parking Timeline window, click Issue Parking (top-right corner).
    • A pop-up form will appear.
    • Select the Parking Space you want to issue from the dropdown list.
    • Fill in the required details, such as:
      • Registration
      • Driver Name
      • Make etc
    • Click Submit to confirm.
    • A new Issued Parking record will now appear in the Parking Timeline showing the assigned space and who it’s issued to.

    Tip: Use this step to keep track of every parking space — who’s using it, when, and for how long.

  2. View Parking History

    All past parking activities — both issued and released — are stored in the History section.

    • Click History at the top-right of the Parking Timeline window.
    • You’ll see a complete list of all previous parking records.
    • Use the Search and Filter options to find specific information, such as:
      • A particular vehicle or user
      • Date range
      • Parking status or type
    • Click Export to download your filtered results as an Excel file for reports or audits.

    Tip: Regularly review your parking history to track usage patterns, optimise space allocation, and maintain clear records for management or security purposes.

Home > Pre Booking

  1. In the View Log, the user can pre-book a guest from the "Pre Booking" section.
  2. Access the "Add Pre Booking" button located at the top right corner of the interface to initiate the pre-booking process. Upon selection, the corresponding form will be displayed on the screen, ready for data input.
  3. Populate the visitor's details within the provided popup menu, ensuring to fill in all required fields highlighted in red. Once the necessary information is provided, proceed by clicking the "Submit" button to finalize the pre-booking request.
  4. In the "Pre booking", a counter displays the number of pre booked guests in the system for easy contact and approach reason.
  5. Upon submission of the pre-booking form, a new record will be seamlessly integrated into the pre-booking page, visible for reference.
  6. For editing pre-bookings, users can click on the "Edit" button in the "Actions" field, make the requisite modifications, and then confirm the changes by clicking the "Update" button.
To check-in pre-booked guests:
  1. When the guest arrives, simply click on the "Check-In" button, relocating the respective record from the pre-booking page to the Home page.
  2. To remove a pre-booking, users can click on the "Delete" button, effectively canceling the pre-booked reservation.

Home > Visitor Log

  1. Open the Visitor Log
    • From the Home menu, click Visitor Log.
    • The Visitor Log window will open, showing a list of all current visitors on-site.
    • From this screen, you can:
      • View active visitors.
      • Check visitor History.
      • Manage visitor Settings.
    For new accounts:

    Before you can start logging visitors, you'll need to set up your passes and visitor settings.

    • Click Settings (top-right corner).
    • From here, you can:
      • Add Passes
      • Manage Lost Passes
      • Manage Visitors
  2. Add a New Pass
    • Inside the Settings window, click Add Pass.
    • The Pass Management window will open.
    • Click Add Pass again to create a new pass.
    • Fill in the required details, such as:
      • Pass Name or Number
      • Company/Department
    • Once completed, click Submit.
    • A new pass record will be created and appear in the Pass List in the pass window.

    Tip: Setting up passes first helps ensure smooth visitor check-in and reduces confusion later on.

  3. Manage Pass Information

    After adding passes, you can easily manage and update them from the Pass List.

    • In the Action column, you'll find several options:
      • Toggle Active/Inactive – enable or disable a pass without deleting it.
      • Edit – update pass details if needed.
      • Delete – permanently remove a pass (use carefully).
      • Print – generate and print a barcode label to stick on the physical pass for quick scanning.
    • You can also Export or Import pass details in Excel format, making it simple to back up or bulk update your pass data.

    Tip: Keep your pass list clean and organised — deactivate old or lost passes instead of deleting them to maintain a full record.

  1. View and Manage Lost Passes
    • In the Visitor Settings window, you'll find a section for Lost Passes.
    • Lost passes are usually reported and added by your reception or front desk team when a visitor misplaces their pass.
    • These records will automatically appear in the admin panel, allowing you to view and manage them centrally.
    • From here, you can review lost pass details, mark them as replaced, or remove them from the list once resolved.

    Tip: Regularly monitor lost passes to maintain an accurate pass inventory and prevent unauthorised use.

  2. Manage Visitors
    • To view and manage visitors currently on your premises:
    • Go to the Visitor Settings window.
    • Click Manage Visitors — this opens the Visitor Management window.
    • Here, you can see a live list of all visitors who are currently checked in to the site.
    • Each entry shows important details such as the visitor's name, company, host, and check-in time.
    • This gives admins a complete overview of who is on-site at any given moment.

    Tip: Use this section to verify visitor activity, ensure safety compliance, and track visitor movement during busy hours.

  1. Manage Visitor Status
    • Inside the Visitor Management window, each visitor record includes an Action column that lets you control visitor access easily.
    • Toggle Active/Inactive – Use this to mark a visitor as active (on-site) or inactive (checked out or no longer on-site).
    • Delete – Remove a visitor record permanently, for example, if it was entered by mistake.

    Tip: It's best practice to toggle visitors to Inactive rather than delete them — this keeps your visitor history complete and ensures accurate reporting later on.

  2. Set Visitor Expiry Time

    You can choose to set an expiry time for visitor records if you'd like the system to automatically mark them as inactive after a certain period.

    • In the Visitor Settings window, click the Settings button (top-right corner).
    • Enter the number of days and hours you want visitor records to remain active.
    • Click Submit to save your changes.

    Once set, the system will automatically expire visitor entries after the selected time period.

    Note: This setting is optional — you can leave it blank if you prefer to manage visitor activity manually.

  3. View Visitor History
    • The Visitor History section allows you to view and manage all past visitor records.
    • From the Visitor Log window, click Visitor History.
    • A complete list of all visitor check-ins and check-outs will appear.
    • Use the Search and Filter options to quickly find specific records by:
      • Visitor name
      • Company or host
      • Date range
      • Pass type or status
    • Click Export to download the filtered results as an Excel file.

    This is useful for audits, reporting, or maintaining digital backups of visitor activity.

    Tip: Regularly export visitor data to keep a secure record of site access and compliance documentation.

  1. View Visitor History
    • The Visitor History section allows you to view and manage all past visitor records.
    • From the Visitor Log window, click Visitor History.
    • A complete list of all visitor check-ins and check-outs will appear.
    • Use the Search and Filter options to quickly find specific records by:
      • Visitor name
      • Company or host
      • Date range
      • Pass type or status
    • Click Export to download the filtered results as an Excel file.

    This is useful for audits, reporting, or maintaining digital backups of visitor activity.

    Tip: Regularly export visitor data to keep a secure record of site access and compliance documentation.

Home > Lost Property

  1. The lost property section offers users access to lost property configurations.
  2. To add a new lost property item, select the "Add Lost Property" button in the Lost Property window. In the subsequent window, input the item's data and click the "Submit" button.
  3. To manage lost property items within the system, users can utilize the options available in the "Action" field to:
    • Edit item details
    • Delete obsolete entries
    • Mark items as received
    Additionally, the Print function generates a unique barcode for each item, which can be printed and affixed directly to the lost property. These barcodes are designed for quick scanning — either via traditional scanner or a device camera — to significantly reduce manual data entry and streamline item tracking.
  4. There is also a "Receive Lost Property" option available to users to add the details when the relevant person receives the lost items.
  5. In the lost property, users can also view and filter the detailed history of all the Lost property items, to access the history users must click the History button.

    Additionally, users have the option to filter out results using various search criteria, and they can also export their search history for downloading and printing purposes.

Home > Note

Notes are akin to delicate whispers captured on paper, fluttering like delicate petals in the gentle breeze of memory.

  1. Access the realm of notes by selecting "Notes," unveiling a window where users can peruse notes contributed by various individuals.
  2. Initiate the creation of fresh notes with a simple click on the "Add Note" button.
  3. Interact with the "Add Note" window, diligently providing essential details including Title, Description, and other relevant options before finalizing the process by clicking on the "Submit" button.
  4. After submission, the newly created note seamlessly integrates into the "Note" page window. Users can "Edit" or "Delete" these Notes as necessary.

Note: Users can make Notes public for every user to view or keep them private for their sole usage.

Home > Health & Safety

The Health & Safety section brings together all safety-related features within FrontDeskVisitor, allowing administrators to manage compliance records, perform regular safety checks, and keep emergency information up to date in one central place.

This section is designed to help organisations maintain a safe working environment and ensure that all safety requirements are properly documented and accessible when needed. From scheduling fire alarm tests to recording first aid inspections, every activity can be tracked and managed digitally, removing the need for paper-based logs.

Within the Health & Safety menu, administrators can access the following features:

  • Fire Alarm Testing – Schedule and record routine alarm checks.
  • Fire Exit Door Testing – Ensure all emergency exits are working correctly and accessible.
  • First Aid Kit Record – Keep detailed records of first aid kits, their contents, and inspection dates.
  • First Aiders Record – Maintain a list of trained first aiders and their contact details.
  • Emergency Grab Bag – Track the contents, location, and inspection history of emergency kits.
  • Emergency Radio Battery – Record and monitor battery checks for all emergency communication devices.
  • Accident Form – Document any workplace incidents or injuries for reporting and compliance purposes.

All these tools work together to make health and safety management more efficient, transparent, and compliant with building regulations. Each record is securely stored online and can be easily searched, filtered, or exported for audits and safety reviews.

Home > Health & Safety > Fire Alarm Test

The Fire Alarm Testing feature helps administrators plan, record, and manage routine fire alarm checks to keep safety records organised and up to date.

Step 1: Open the Fire Alarm Testing Section
  • From the home menu, click on Health and Safety.
  • Select Fire Alarm Testing from the list of options.
  • The Fire Alarm Testing window will open, showing any previously recorded tests.
Step 2: Schedule the Next Fire Alarm Test
  • In the Fire Alarm Testing window, click on the Settings button located at the top-right corner.
  • In the settings form, enter the date and time for the next fire alarm test.
  • Click Save to confirm.
  • The scheduled test will now appear in the system, helping your team stay aware of upcoming tests.
Step 3: Add a Record After Testing
  • Once the fire alarm has been tested, click on the Add Record button next to the Settings option.
  • A pop-up form will appear. Fill in the required details such as:
    • The date and time of the test
    • The name of the person who conducted it
    • The result or outcome of the test
    • Any additional notes or remarks
  • Click Submit to save the record.
Step 4: Manage and Review Records
  • The new record will appear in the main Fire Alarm Testing window.
  • To make changes, use the Edit option in the Action field.
  • You can also use the Search and Filter tools to quickly find specific records by date or keyword.
  • Records can be exported for audits or compliance reports and imported back into the system if required.

Home > Health & Safety > Fire Exit Door

The Fire Exit Door Testing feature allows administrators to schedule, record, and manage regular inspections of all fire exit doors within the building. This helps ensure that each door is safe, fully functional, and compliant with safety regulations.

Step 1: Open the Fire Exit Door Testing Section
  • From the home menu, select Health and Safety.
  • Click on Fire Exit Door Testing.
  • The Fire Exit Door Testing window will open, displaying any previously recorded inspections.
Step 2: Schedule a Fire Exit Door Inspection
  • In the Fire Exit Door Testing window, click the Settings button located at the top-right corner.
  • Enter the planned inspection date and time in the provided form.
  • Click Save to confirm your schedule.
  • The scheduled inspection will now appear in the system, making it easy to track upcoming tests.
Step 3: Add a New Inspection Record
  • After completing the inspection, click the Add Record button next to the Settings option.
  • A pop-up form will appear. Fill in details such as the inspection date, name of the inspector, condition of each door, and any comments or issues found.
  • Once all information is entered, click Submit to save the record.
Step 4: Manage and Review Inspection Records
  • The new record will now be visible in the main Fire Exit Door Testing window.
  • To make changes, use the Edit option available in the Action field.
  • Use the Search and Filter tools to find specific records quickly.
  • Records can also be exported for audits or compliance purposes and imported into the system when needed.

Home > Health & Safety > Emergency Grab Bag

The Emergency Grab Bag feature allows administrators to schedule, create, and manage records of all emergency kits maintained on-site. These records help ensure that essential safety supplies are regularly checked and always ready for use in case of an emergency or evacuation.

Step 1: Open the Emergency Grab Bag Section
  • From the home menu, select Health and Safety.
  • Click on Emergency Grab Bag from the list.
  • The Emergency Grab Bag window will open, showing any previously created grab bags and their details.
Step 2: Schedule an Emergency Bag Check
  • In the Emergency Grab Bag window, click on the Settings button located at the top-right corner.
  • Set the date and time for the next inspection or check of the emergency grab bags.
  • Click Save to confirm.
  • The scheduled task will appear in the system, reminding the admin when the next inspection is due.
Step 3: Add a New Emergency Grab Bag
  • After scheduling, click on the Add Emergency Grab Bag button.
  • A pop-up form will appear where you can enter details such as the bag's name or ID, location, and person responsible.
  • Click Submit to save the new grab bag record.
  • Once submitted, the new bag will be added to the list in the main Emergency Grab Bag window.
Step 4: Manage Existing Grab Bags
  • Newly added bags will appear in the main Emergency Grab Bag window.
  • Each bag record includes management tools that allow the admin to clone, edit, or delete the bag when required.
  • Use these options to update information, duplicate similar bags for other locations, or remove outdated records.
  • Regularly reviewing and updating grab bag information ensures your emergency kits remain complete and compliant with safety standards.
Step 5: Add Items to a Grab Bag
  • Once a bag has been created, click on the Add Item button to include items within that bag.
  • A pop-up form will open where you can enter details such as the item name, quantity, expiry date (if applicable), and any notes.
  • Click Submit to save the item details.
  • Repeat this step to add all items included in the emergency grab bag.
Step 6: Review and Export Item Records
  • After submission, all the items added will appear in the Checking Timeline window.
  • From here, the admin can view, edit, or verify each item record.
  • Use the Search tool to quickly find specific items or inspection dates.
  • The Export option allows you to download the record list for audits, reporting, or compliance reviews.
Step 7: Add a Checking Record
  • To keep the emergency grab bag records accurate and up to date, click on the Add Checking Record button.
  • A pop-up form will appear, allowing the admin to verify the details of the bag and its items during routine checks.
  • Review the contents, confirm that all listed items are present and in good condition, and make any necessary notes about replacements or updates.
  • Click Submit to save the record.
  • A new entry will be added to the Checking Timeline window, showing the date, time, and details of the completed inspection.

Home > Health & Safety > First Aid Kit

The First Aid Kit Record feature allows administrators to manage and monitor the first aid kits placed throughout the building. It helps ensure that all kits are regularly inspected, properly stocked, and compliant with health and safety standards.

Step 1: Open the First Aid Kit Record Section
  • From the home menu, select Health and Safety.
  • Click on First Aid Kit Record from the list.
  • The First Aid Kit Record window will open, showing all existing first aid kit entries within the building.
Step 2: Schedule a First Aid Kit Inspection
  • In the First Aid Kit Record window, click the Settings button located at the top-right corner.
  • Enter the date and time for the next first aid kit inspection.
  • Click Save to confirm your schedule.
  • The scheduled inspection will now appear in the system, reminding the admin when the next check is due.
Step 3: Add a New First Aid Kit
  • After scheduling, click on the Add First Aid Kit button.
  • A pop-up form will appear. Enter details such as the kit's name or ID, its location, and the person responsible for maintaining it.
  • Click Submit to save the new first aid kit record.
  • The newly created kit will now appear in the main First Aid Kit Record window.
Step 4: Manage Existing First Aid Kits
  • Each first aid kit listed in the main window includes management options that allow the admin to clone, edit, or delete the kit as needed.
  • These options make it easy to update information, duplicate similar kits across multiple areas, or remove outdated entries.
  • Regularly managing and reviewing each record ensures all first aid kits remain accessible, complete, and compliant with building safety standards.
Step 5: Add Items to a First Aid Kit
  • Once a first aid kit has been created, click on the Add Item button to record the contents of that kit.
  • A pop-up form will appear where the admin can enter details such as the item name, quantity, expiry date (if applicable), and any additional notes.
  • After completing the form, click Submit to save the information.
  • Repeat this process to add all the essential supplies included in the first aid kit, ensuring a complete and accurate inventory.
Step 6: Review and Export Item Records
  • After adding items, they will appear in the Checking Timeline window.
  • From this view, the admin can monitor all first aid kit items, review past checks, and verify their current status.
  • The Search tool can be used to quickly locate specific items or inspection records.
  • The Export option allows records to be downloaded for reporting or compliance purposes, making it easier to maintain transparent health and safety documentation.
Step 7: Add a Checking Record
  • To keep the first aid kit records accurate and up to date, click on the Add Checking Record button.
  • A pop-up form will appear, allowing the admin to verify the contents of the kit during a routine inspection.
  • Review each item to ensure it is present, within its expiry date, and in good condition.
  • Make any necessary notes about replaced or restocked items, then click Submit to save the record.
  • A new entry will be added to the Checking Timeline window, showing the date, time, and details of the inspection for future reference.

Home > Health & Safety > First Aiders

The First Aiders Record feature allows administrators to keep an up-to-date list of all trained first aiders within the building. This ensures that in case of an emergency, the right people can be contacted quickly and efficiently.

Step 1: Open the First Aiders Section
  • From the home menu, click on Health and Safety.
  • Select First Aiders from the list.
  • The First Aiders window will open, displaying a complete list of all currently registered first aiders.
Step 2: Add a New First Aider Record
  • In the First Aiders window, click the Add First Aider Record button.
  • A pop-up form will appear. Enter the required information, such as the first aider's name, department, contact number, and certificate expiry date.
  • Once all details are entered, click Submit to save the new record.
Step 3: Manage Existing Records
  • All registered first aiders are listed in the main First Aiders window.
  • To make changes, use the options available in the Actions field to edit or delete any existing record.
  • Ensure that all information remains current, especially contact details and certificate validity.
Step 4: Export or Import Records
  • Use the Export option to download a copy of the first aiders list, which can be printed or shared with your team for emergency readiness.
  • The Import option allows you to upload or update first aider information from an external file when needed.
  • Regularly exporting and updating this data ensures your records are accurate and accessible at all times.

Home > Health & Safety > Emergency Radio Battery

The Emergency Radio Battery feature allows administrators to schedule and record regular checks of emergency radios to ensure they are fully charged and ready for use during emergencies. Keeping accurate records of these checks helps maintain communication reliability across the site.

Step 1: Open the Emergency Radio Battery Section
  • From the home menu, select Health and Safety.
  • Click on Emergency Radio Battery from the list.
  • The Emergency Radio Battery window will open, showing any existing records of radio checks.
Step 2: Schedule a Radio Battery Check
  • In the Emergency Radio Battery window, click on the Settings button located at the top-right corner.
  • Enter the date and time for the next battery inspection or charging check.
  • Click Save to confirm.
  • The scheduled task will now appear in the system, ensuring that regular checks are carried out on time.
Step 3: Add a New Battery Check Record
  • After completing a battery check, click on the Add Record button next to the Settings option.
  • A pop-up form will appear where you can enter details such as the radio ID or location, battery level, condition, and any remarks.
  • Once all information has been entered, click Submit to save the record.
  • The new record will be added to the list in the main Emergency Radio Battery window.
Step 4: Manage and Review Records
  • All saved records can be viewed in the main Emergency Radio Battery window.
  • Use the options in the Action field to edit or delete existing entries as needed.
  • The Search and Filter tools can help locate specific records quickly.
  • You can also export the data for audit or compliance reporting and import it back into the system when required.

Home > Health & Safety > Floor Plan

Function & Purpose

This tool empowers users to prepare for emergency scenarios by creating a centralized, visual reference map paired with critical contact information — ensuring rapid response, coordination, and clarity during fire, medical, or security incidents.

Capability Description
Emergency Contact Assignment Users can assign up to four key contacts to each floor — typically security staff, fire marshals, or floor managers to be reached during emergencies
Floor Plan Map Upload Users can upload a physical layout or schematic of the floor directly into the system — useful for emergency teams navigating tight or complex spaces
Location Aid for First Responders Uploaded maps help fire brigade, paramedics, or internal security personnel to identify rooms, access points, stairwells, exits, and hazard zones with precision
Editable & Update-Friendly Both contacts and maps are fully editable — allowing users to update the emergency team and layouts as the building evolves
Navigate to Health & Safety Suite
  • Go to the main menu and select "Health & Safety".
  • Open the Floor Plan Feature
  • Click on "Floor Plan" from the available options.
1. Add Emergency Contacts
  • You can enter up to four contact details of people responsible during emergencies (e.g. fire marshal, security lead, floor manager, medical responder).
  • For each contact, provide:
    • Full Name
    • Phone Number
    • Role/Responsibility
2. Upload a Floor Map
  • Scroll to the bottom of the form and click "Upload Floor Plan Map"
  • Attach a clear image or PDF of the floor layout
  • This map will help fire brigade or emergency staff navigate efficiently
Save Your Floor Plan Profile
  • After entering contacts and uploading the map, click "Save & Submit"
  • Your floor plan will be stored and accessible during emergency situations
Important Notes
  • Make sure contacts are updated regularly — especially when staffing changes occur
  • Upload accurate and labeled maps that clearly show exits, stairwells, and equipment
  • These floor plans may be used during webapp downtime, emergencies, or drills

Home > Health & Safety > Accident Form

Accident Form Feature — Incident Reporting Made Seamless
Purpose

Enable employees and office personnel to quickly and securely document any accidents or incidents that occur within the workplace — ensuring proper record-keeping, accountability, and insurance eligibility.

How It Works
Form Access
  • Admins or reception staff send the Accident Form to the affected employee via email link
  • The link opens the form in a secure web interface, accessible from desktop or mobile
Form Details & Fields

Employee fills in critical fields such as:

  • Name of affected person, Date, time, and location of the incident, Description of what happened, Names of any witnesses, Severity level and any medical response taken, Supporting notes or initial observations, Attachments: photos, documents, doctor notes, etc.
Submit & Record
  • Once submitted, the form is stored in the system's Accident Record Log for review by HR, admin, or safety personnel
  • Employees may receive a confirmation email for their records
Why It Matters
  • Compliance & Traceability: Keeps your workplace aligned with regulatory standards and internal safety protocols
  • Insurance Claims Support: Submitted forms act as evidence for workplace insurance or injury claims
  • Centralized Recordkeeping: Builds an auditable database of all past incidents, linked to floor plans and emergency response file

Home > Messages

The Messaging feature allows users to communicate quickly and efficiently within the organisation. It provides a simple way for team members to share updates, respond to queries, and coordinate daily tasks — all from within the FrontDeskVisitor platform.

Home > User/Employee

The User / Employee Management feature allows administrators to create, manage, and assign roles and permissions to staff members using the system. It helps maintain organised user records and ensures that each team member has the correct level of access to perform their duties.

Step 1: Open the User / Employee Section
  • From the home menu, select User / Employee.
  • The User / Employee window will open, displaying all existing users in three categories — Active Users, Disabled Users, and Recycle Bin (for deleted records).
  • This overview helps the admin monitor user status and manage accounts efficiently.
Step 2: Add a New User or Employee
  • On the right-hand side of the window, click the Add User / Employee button.
  • A pop-up form will appear where you can enter all the required details, including the user's name, email address, role, and department.
  • Once completed, click Submit to create the new user account.
  • The new user will now be added to the system and displayed in the main User / Employee window.
Step 3: Manage Existing Users
  • All active and disabled users are listed in the main window.
  • Use the Action field to edit or update user details as needed.
  • This includes updating contact information, changing roles, or reactivating disabled users when appropriate.
Step 4: Create a New Role
  • Click the Settings button located at the top-right corner of the User / Employee window.
  • In the settings panel, click on Add Role and fill in the details such as role name and description.
  • Click Submit to save.
  • The new role will now appear in the list of available roles for assignment.
Step 5: Assign and Manage Permissions
  • Each role includes permission settings that determine what users can access or modify within the system.
  • To adjust permissions, go to the Action field next to a user or role and select Permissions.
  • Carefully review and set permissions according to each employee's responsibilities.

Note: Please note that FrontDeskVisitor is not responsible for any issues caused by incorrect permission settings — the admin is solely responsible for assigning appropriate access levels to each user.

Home > Appointment

  1. This feature allows users to set appointments among users. To start the process users need to select the "Add Appointment" button and fill in the all the relevant details in the Add Appointment window and submit.
  2. After form submission, a new appointment will be displayed on the appointment calendar.

Plan and Invoice

  1. Après l’inscription, les utilisateurs peuvent choisir leurs abonnements pour utiliser nos services.
  2. Toutes les factures seront disponibles à la visualisation et au téléchargement dans le menu "Factures".
Support

For any inquiries or issues encountered while utilizing our services, users are encouraged to reach out to us via the "Support" option. Rest assured; we will respond to your query as promptly as possible.

Download

Pour toute question ou problème rencontré lors de l’utilisation de nos services, les utilisateurs sont invités à nous contacter via l’option "Support". Soyez assurés que nous répondrons à votre demande aussi rapidement que possible.

Purpose & Context

This functionality provides essential downloadable resources to help users maintain physical or offline records of operational activities especially during events like:

  • Power outages, Internet/network failures, Web app downtime or maintenance

By empowering users to work offline and later sync data back to the system, it ensures zero interruption in security, access control, or visitor logs.

Operational Highlights
  • Mandatory First Step: All users must download and store these files during initial setup. This ensures readiness from Day 1.
  • Compliance & Audit Safety: Files help maintain compliance during downtimes valuable for regulated environments like finance, executive floors, or healthcare setups.

Key Components of the Offline File Suite

File Type Purpose Example Actions
Visitor Log Sheet Manual entry of check-ins/check-outs and visitor info Record visitor names, arrival times, host details
Key Issue Tracker Track issued keys, return status, and recipient signature Handwritten issuance and return logs for each key
Cab booking Maintain records of booked/scheduled transport Document pickup/drop details, driver contacts
Flight booking Record Track VIP travel plans when system access is down Save flight info, gate passes, contact numbers
Health & Security Form Physical record of health declarations, security clearance, and incident reports Emergency briefing checklists, visitor health status

Account Login

Pour accéder à leur compte, les utilisateurs doivent fournir leurs identifiants de connexion, notamment leur adresse e-mail et leur mot de passe.

Understanding Account Interface

Bienvenue sur l’écran d’accueil, offrant une navigation fluide vers diverses options et fonctionnalités.

L’interface se compose de trois éléments principaux :

  1. En haut, un menu donne accès à cinq sections distinctes.
  2. Situé à droite, le menu latéral propose des options de navigation supplémentaires.
  3. Au centre, les pages individuelles des sections spécifiques sont affichées, facilitant la gestion et l’accès aux informations pertinentes.

My Account

Gestion du profil utilisateur

La section "Profil utilisateur" permet aux réceptionnistes de visualiser, modifier et mettre à jour leurs informations personnelles et professionnelles sur FrontDesk.

Fonctionnalités clés
  • Modifier les détails personnels : Mettez à jour le nom, l’e-mail, le numéro de téléphone et le nom de l’entreprise.
  • Charger un logo d’entreprise : Cliquez sur l’icône de téléchargement pour modifier le logo.
  • Mettre à jour l’adresse : Modifiez l’adresse enregistrée si nécessaire.
  • Sauvegarder les modifications : Cliquez sur "Mettre à jour le profil" pour appliquer les changements.

Exploring Features in the Top Menu

Menu Accueil - Ajouter un visiteur

  1. Sélectionnez le bouton "Ajouter un visiteur" sur la page "Accueil" pour commencer l’enregistrement.
  2. Remplissez les détails du visiteur dans le menu contextuel, en veillant à compléter les champs obligatoires (Nom, Hôte, Raison de la visite, Date et Heure). Le système propose des valeurs automatiques, mais vous pouvez les saisir manuellement. Cliquez sur "Soumettre" pour finaliser.
  3. Après soumission, cliquez sur "Imprimer" pour générer un badge visiteur.
  4. Le nouvel enregistrement apparaîtra immédiatement sur l’écran d’accueil.
  5. 'Pour modifier les informations, utilisez la fonction "Éditer" dans le champ "Actions", puis confirmez avec "Soumettre".
  6. Ajoutez des notes supplémentaires en cliquant sur l’icône "note" dans le champ "Actions".
  7. Réimprimez les badges via l’icône dédiée dans le champ "Actions".
  8. Pour l’enregistrement de départ, utilisez le bouton "Check Out" ou l’option "Tous reçus & Check Out" dans le champ "Actions".
  9. Pour consulter l’historique des visiteurs, cliquez sur le bouton "Historique des visiteurs" en haut à droite.
  10. L’historique affiche un journal complet. Utilisez les options de recherche pour filtrer les enregistrements.
  11. Le bouton "Exporter" permet de télécharger l’historique pour archivage.
  12. Gérer les visiteurs : Visualisez, recherchez et contrôlez les enregistrements. Basculez le statut (Actif/Inactif) ou supprimez-les si nécessaire.
  13. Badges perdus : Suivez les badges perdus (détails du visiteur, hôte, entreprise, heures d’arrivée/départ, ID du badge).
  14. Définir l’expiration des enregistrements : Paramétrez la durée avant expiration (heures/mois).
  15. Définir la suppression de l’historique : Choisissez quand supprimer automatiquement les anciens enregistrements.

Réservation préalable

  1. L’utilisateur peut également pré-enregistrer un invité via la page "Réservation préalable".
  2. Cliquez sur "Ajouter une réservation préalable" (en haut à droite) pour ouvrir le formulaire.
  3. Après soumission, le nouvel enregistrement apparaît sur la page, avec un compteur mis à jour.
  4. Pour modifier, cliquez sur "Éditer" dans le champ "Actions", puis sur "Mettre à jour".
  5. Pour l’enregistrement à l’arrivée :
    1. Cliquez sur "Check-In" pour transférer l’enregistrement vers la page d’accueil.
    2. Pour annuler, cliquez sur "Supprimer".

Coordonnées

Cette fonction gère les contacts du personnel et des visiteurs.

  1. Rechercher un contact : Utilisez la barre de recherche. La liste affiche le nom, l’entreprise/département, les coordonnées, et le contact d’urgence.
  2. Modifier/Supprimer : Cliquez sur l’icône crayon ou poubelle.
  3. Ajouter un contact : Cliquez sur "Ajouter des coordonnées" (en haut à droite). Remplissez les champs obligatoires et téléchargez une photo si besoin. Cliquez sur "Soumettre" ou "Annuler".
  4. Importer/Exporter des contacts :
    1. Importer : Ajoutez plusieurs contacts en une fois.
    2. Exporter : Téléchargez la liste pour archivage.

Clés :

  1. Attribution des clés :

    • Les utilisateurs peuvent attribuer des clés de deux manières :

      1. Scannez le code-barres sur les clés à l’aide d’un scanner.
      2. Attribuez manuellement les clés en cliquant sur le bouton "Attribuer une clé", saisissez les détails nécessaires et cliquez sur "Soumettre".
    • Une fois attribuée, une fiche de la clé sera ajoutée à la fenêtre principale de la "Chronologie des clés".
  2. Réception des clés :
    1. Pour réceptionner une clé, sélectionnez-la, indiquez la date et l’heure de réception, puis cliquez sur "Recevoir" dans le champ "Action".
  3. Champ Action :
    1. Dans ce champ, les utilisateurs peuvent "Modifier" ou "Supprimer" les fiches de clés.
  4. L’option "Historique" permet de générer un rapport détaillé des clés, téléchargeable et imprimable au format Excel.
  5. La fonction de recherche permet de filtrer les clés par critères (nom, date, numéro de clé, etc.).

Notes

Les notes sont comme des murmures délicats capturés sur papier, flottant tels des pétales dans la brise de la mémoire.

  1. Accédez à l’espace "Notes" pour consulter celles ajoutées par différents utilisateurs.
  2. Créez une note via le bouton "Ajouter une note". Remplissez les champs (Titre, Description, etc.) et validez avec "Soumettre".
  3. La nouvelle note s’affiche dans la fenêtre "Notes". Vous pouvez la "Modifier" ou la "Supprimer".

Tâches

  1. Ouvrez la section "Tâches" depuis le menu en haut. Accédez à "Activités quotidiennes", puis cliquez sur "Ajouter une tâche".
  2. Détails du poste :
    1. Date & Heure d’arrivée : Sélectionnez le début du poste.
    2. Date & Heure de départ : Définissez la fin du poste.
    3. Type de poste : Choisissez "Jour" ou "Nuit".
  3. Checklist : Cochez "Oui" ou "Non" pour chaque tâche routine.
  4. Assignation du personnel :
    1. Rôle : Saisissez l’intitulé du poste.
    2. Nom : Indiquez le nom de la personne..
    3. Relève : Précisez la personne responsable du poste suivant.
    4. Description : Ajoutez des détails sur la passation.
  5. Actions pour le prochain poste :
    1. Description : Saisissez les tâches ou problèmes à traiter.
    2. À faire pour : Définissez l’échéance.
    3. Responsable : Désignez la personne en charge.
  6. Bilan de maintenance :

    Si des travaux ont été effectués :

    1. Type de travail : Sélectionnez la catégorie (électricité, plomberie, nettoyage, etc.).
    2. Description : Résumez les travaux réalisés.
    3. Photos : Téléversez des images comme preuve.
    4. Commentaires : Ajoutez des remarques supplémentaires.
  7. Heures de travail :

    Pour le suivi du personnel :

    1. Nom : Nom du travailleur.
    2. Métier : Type de travail effectué.
    3. Heures : Nombre d’heures travaillées.
  8. Résumé des tâches :
    1. Tâche : Sélectionnez le type de tâche.
    2. Heure : Indiquez l’heure d’exécution.
    3. Description : Expliquez brièvement la tâche.
    4. Action : Mentionnez les suivis requis.
  9. Ajouter des notes : Utilisez l’éditeur de texte enrichi pour des commentaires ou rapports supplémentaires.
  10. Signer & Enregistrer
    1. Signature : Saisissez votre nom ou initiales pour valider la tâche.

    Cliquez sur "Enregistrer" pour soumettre le journal d’activité.

  11. En cliquant sur une activité dans le calendrier, les utilisateurs voient un formulaire avec les détails saisis lors de l’ajout.
  12. Ce formulaire permet d’imprimer, modifier, supprimer ou clôturer l’activité.

Note : Utilisez le bouton "⋯" pour supprimer, déplacer ou ajouter des lignes.

Stock disponible

La fonction "Sortie de stock" permet d’enregistrer les sorties et de gérer précisément les stocks. Voici son utilisation :

  1. Accès : Cliquez sur "Sortie de stock" (en haut à droite). Un formulaire s’affiche.
  2. Détails de sortie :
    1. Date & Heure : Indiquez quand l’article est sorti.
    2. Article : Sélectionnez-le dans la liste.
    3. Motif : Précisez (ex: utilisé, transféré, endommagé).
    4. Notes (optionnel) : Ajoutez des détails si nécessaire.
  3. Soumission : Votre nom s’affiche automatiquement. Cliquez sur "Soumettre" ou "Annuler".
  4. Gestion des enregistrements :

    Consultez les entrées dans la liste. Utilisez la barre de recherche. Actions disponibles :

    1. Voir
    2. Modifier
    3. Supprimer
  5. Fonction "Entrée de stock" :

    Cette fonction permet d’enregistrer les nouveaux articles en stock. Étapes :

    1. Accès : Cliquez sur "Entrée de stock". Un formulaire s’affiche.
      1. Date & Heure : Indiquez quand l’article est ajouté
      2. Checklist : Cochez "Oui" ou "Non" pour confirmer la réception.
      3. Articles : Sélectionnez-les (ex: rouleaux poly, cintres...).
      4. Notes (optionnel) : Ajoutez des commentaires.
    3. Soumission : Votre nom s’affiche automatiquement. Cliquez sur "Soumettre" ou "Annuler".
  6. Historique des stocks :

    Cette fonction suit tous les mouvements (ajouts, sorties, articles endommagés/perdus).

    1. Fonctionnalités :
      1. Enregistrements : Affiche les détails, dates, motifs et signatures.
      2. Entrée/Sortie : Suivi des statuts (normal, endommagé, perdu).
      3. Recherche & Filtres :
        1. Barre de recherche : Trouvez rapidement des entrées.
        2. Filtres : Affichez tous les stocks, ou seulement endommagés/perdus.
      4. Export : Téléchargez les données pour suivi.
      5. Bouton Action : Peut restreindre les modifications ou offrir des options de gestion.

Réservation de vol

Fonctionnalité de réservation :

Permet de planifier, gérer et suivre les réservations de vols.

  1. Consultation :

    Utilisez la barre de recherche pour trouver des réservations par nom ou date.

    La liste affiche : nom du passager, département, numéro de vol, départ, destination, prix et statut.

  2. Ajouter une réservation :

    1. Cliquez sur "Ajouter une réservation" (en haut à droite).
    2. Renseignez :
      1. Nom, téléphone et département du passager.
      2. Détails du vol (numéro de billet, départ, destination).
      3. Date/heure de réservation et du vol.
      4. Prix et commentaires supplémentaires.
    3. Cliquez sur "Soumettre" ou "Annuler".

  3. Import/Export :'

    1. 'Import : Ajoutez plusieurs réservations en une fois.
    2. Export : Téléchargez l’historique des vols.

Utilisateurs/Employés

Ajout d’utilisateurs :

Permet d’enregistrer et gérer les profils des employés.

  1. Gestion :

    Utilisez la barre de recherche pour trouver des employés.

    La liste affiche : nom, e-mail, téléphone, entreprise, rôle et statut.

    Actions :

    1. Modifier (icône crayon) Mettez à jour les détails.
    2. Voir (icône œil) Consultez le profil.
    3. Supprimer (icône poubelle) Retirez l’utilisateur.

  2. Ajout :

    1. Cliquez sur "Ajouter un utilisateur" (en haut à droite).
    2. Remplissez :
      1. Infos personnelles : Nom, genre, téléphone, adresse...
      2. Infos professionnelles : Département, rôle, date d’embauche.
      3. Connexion : E-mail, statut et mot de passe.
      4. Cliquez sur "Soumettre" ou "Annuler".

Accident

Déclaration d’accident/incident :

Permet d’enregistrer les accidents avec des détails critiques.

  1. Enregistrement :

    Cliquez sur "Ajouter un accident" pour ouvrir le formulaire.

    Renseignez :

    1. Infos personnelles : Nom, site/contrat, adresse.
    2. Détails : Date, heure, lieu, partie du corps blessée, type de blessure.
    3. Description : Décrivez l’incident.
    4. Premiers secours : Indiquez si une aide médicale a été fournie.
    5. Témoins : Nommez les témoins et la première personne informée.

  2. Informations supplémentaires :

    1. Heures de travail : Précisez le poste lors de l’accident.
    2. 'Signature : Signez numériquement. Cliquez sur "Soumettre" ou "Annuler".

Rendez-vous

Gestion des rendez-vous :

Permet de planifier et gérer les rendez-vous étape par étape.

  1. Accès :

    Visualisez les rendez-vous (mois/semaine/jour).

    Cliquez sur "Ajouter un rendez-vous" pour en créer un nouveau.

  2. Étapes :

    1. Motif : Nom du participant et raison du rendez-vous.
    2. Date & Heure : Sélectionnez un créneau.
    3. Détails : Lieu ou informations spécifiques.
    4. Récapitulatif : Vérifiez avant soumission.

  3. Soumission :

    Le rendez-vous s’affiche dans le calendrier après validation.

    Les utilisateurs peuvent modifier/gérer les rendez-vous.

Fichiers

La fonctionnalité "Fichiers" permet aux utilisateurs de la réception d’accéder et de télécharger des enregistrements importants au format Excel.

  • Fonctions clés :
  • Affiche une liste de fichiers téléchargeables relatifs aux visiteurs, véhicules, stocks, réservations de taxi, livraisons, etc.
  • Chaque fichier indique son nom, sa taille, sa date de téléchargement et un bouton de téléchargement.
  • Cliquez sur l’icône de téléchargement pour enregistrer le fichier sur votre appareil.

Véhicules

  1. Pour accéder aux véhicules disponibles et leurs historiques, les utilisateurs doivent cliquer sur le bouton "Véhicules" dans le menu latéral.

  2. Check-out de véhicule

    Pour finaliser un check-out de véhicule, les utilisateurs doivent sélectionner le bouton "Check-out de véhicule". Ils renseignent tous les détails nécessaires dans la fenêtre pop-up avant de confirmer avec le bouton "Soumettre". Un nouvel enregistrement apparaîtra dans la section "Historique des véhicules".

  3. Check-in de véhicule

    Pour enregistrer le retour d’un véhicule, les utilisateurs doivent cliquer sur le bouton "Check-in" dans la colonne "Action" de la section "Historique des véhicules".

  4. Les utilisateurs doivent saisir des informations précises dans la fenêtre pop-up avant de soumettre le formulaire de "Check-in de véhicule".
  5. Pour consulter l’historique des check-outs d’un véhicule, cliquez sur le bouton "Historique". Une nouvelle fenêtre s’ouvrira, affichant l’historique complet du véhicule.
  6. Les utilisateurs peuvent exporter cet historique pour impression via la fonction "Exporter". Ils peuvent également utiliser des filtres de recherche pour affiner les résultats.

Santé & Sécurité > Test d’alarme incendie

  1. La section "Santé & Sécurité" propose six catégories distinctes, chacune ayant un objectif spécifique.
  2. Pour accéder aux enregistrements de tests d’alarme incendie, naviguez vers le bouton "Test d’alarme incendie". Une nouvelle fenêtre affichera les enregistrements existants.
  3. Pour ajouter un nouveau test, cliquez sur "Ajouter un enregistrement", saisissez les informations requises, et validez. Le nouvel enregistrement s’affichera automatiquement.

Remarque : Les utilisateurs peuvent soit sélectionner un "Point d’appel" dans le menu déroulant, soit en ajouter un nouveau.

Santé & Sécurité > Porte de secours

  1. Ce menu affiche les enregistrements des portes de secours du bâtiment.
  2. Pour ajouter un enregistrement, cliquez sur "Ajouter un enregistrement", remplissez les champs obligatoires, et soumettez. Le nouvel enregistrement s’affichera dans la fenêtre "Porte de secours".
  3. Utilisez le bouton "Exporter" pour sauvegarder les enregistrements au format Excel. L’option "Importer" permet de téléverser des fichiers depuis un ordinateur.

Santé & Sécurité > Sacs d’urgence

  1. Pour accéder aux enregistrements des sacs d’urgence, cliquez sur le bouton "Sacs d’urgence".
  2. Pour ajouter un nouveau sac, cliquez sur "Ajouter un sac d’urgence", indiquez son emplacement, et validez. Le nouvel enregistrement s’ajoutera à la liste.
  3. Tous les emplacements des sacs d’urgence dans le bâtiment sont affichés dans cette fenêtre.
  4. Utilisez les options "Cloner", "Modifier" ou "Supprimer" pour gérer les enregistrements.
Pour vérifier l’état d’un sac d’urgence :
  1. Sélectionnez un sac pour ouvrir sa fenêtre d’informations, où la liste des articles est affichée.
  2. Pour ajouter un article, cliquez sur "Ajouter un article", renseignez les détails, et validez. L’article sera ajouté au sac.
  3. Pour modifier ou supprimer des articles, utilisez les options correspondantes.

Santé & Sécurité > Sacs d’urgence > Historique de vérification

  1. Cliquez sur "Ajouter un enregistrement de vérification" pour commencer.
  2. Dans la fenêtre pop-up, saisissez la date de vérification et autres détails, puis validez.
  3. Consultez l’historique complet des vérifications à l’aide de la barre de défilement.
  4. Exportez l’historique au format Excel pour impression.
  5. Ajoutez des enregistrements avec le bouton "+".
  6. Supprimez des éléments avec le bouton "-".

Santé & Sécurité > Trousse de premiers soins

  1. Cliquez sur "Trousse de premiers soins" pour afficher ses enregistrements.
  2. Les options "Modifier" ou "Supprimer" permettent de gérer les enregistrements.
  3. Un "coche verte" indique que les articles ont été vérifiés.
    Un "symbole jaune" signale des articles non vérifiés.
  4. Pour ajouter une trousse, cliquez sur "Ajouter une trousse", remplissez le formulaire, et validez.
Sélectionnez une trousse pour voir l’état de ses articles.
  1. Ajoutez des articles via le bouton "Ajouter un article".
  2. Modifiez ou supprimez des articles spécifiques (ex : Trousse1).
  3. Ajoutez des vérifications avec "Ajouter un enregistrement de vérification".
  4. Renseignez les détails de la vérification et soumettez le formulaire.
  5. Une fois soumis, un nouvel enregistrement sera ajouté et accessible en faisant défiler la "Chronologie des vérifications" à l’aide de la barre de défilement.
  6. Les utilisateurs peuvent exporter ces enregistrements dans un fichier Excel ".csv" pour une impression pratique.

Santé & Sécurité > Secouristes

  1. Accédez à la section "Secouristes" pour consulter les informations relatives aux secouristes. En cliquant sur le bouton dédié, la fenêtre "Secouristes" s’affichera, présentant la liste complète des secouristes enregistrés.
  2. Pour ajouter de nouvelles entrées, sélectionnez le bouton "Ajouter un secouriste" dans la fenêtre "Secouristes".
  3. Remplissez les champs requis dans le formulaire pop-up, puis confirmez en cliquant sur "Soumettre".
  4. Consultez et gérez les enregistrements de tous les secouristes enregistrés dans le bâtiment directement depuis la fenêtre "Secouristes".
  5. Utilisez les boutons fournis pour modifier ou supprimer tout enregistrement existant si nécessaire.
  6. De plus, profitez des fonctionnalités "Exporter" et "Importer" pour imprimer ou téléverser les informations des secouristes, assurant une préparation optimale aux urgences.

Santé & Sécurité > Radio d’urgence

  1. Accédez à la section "Radio d’urgence" en sélectionnant le bouton correspondant. La fenêtre "Radio d’urgence" s’ouvrira, affichant tous les enregistrements pertinents.
  2. Pour ajouter un nouvel enregistrement, cliquez sur "Ajouter un enregistrement", remplissez les informations nécessaires dans le menu pop-up, puis validez avec "Soumettre".
  3. Une fois soumis, le nouvel enregistrement s’intégrera à la fenêtre "Radio d’urgence". Les utilisateurs pourront ensuite modifier ou supprimer des entrées via les options dans la colonne "Action".
  4. Les utilisateurs peuvent exporter ou importer les données des radios d’urgence, permettant une impression facile ou un téléversement depuis des fichiers externes pour une gestion optimale des ressources de communication d’urgence.

Santé & Sécurité > Alerte incendie

  1. En cas d’urgence incendie, les utilisateurs doivent accéder au formulaire "Alerte incendie" en cliquant sur le bouton dédié. Ce formulaire donne accès aux détails des visiteurs présents dans le bâtiment, facilitant leur contact et évacuation.

Exploring Side Menu Options

Réservation de taxi

  1. Cliquer sur "Réservation de taxi" ouvre une fenêtre dédiée aux réservations.
  2. Pour créer une réservation, cliquez sur "Ajouter une réservation", remplissez les détails requis, puis validez avec "Soumettre".
  3. Une fois soumis, un nouvel enregistrement est créé. Les utilisateurs peuvent le consulter, le modifier ou l’imprimer.
  4. Les enregistrements peuvent être exportés pour impression. La fonction "Importer" permet également de téléverser des fichiers depuis un ordinateur.
  5. Ajoutez des départements/comptes de réservation via le bouton dédié en renseignant les informations requises.
  6. De même, ajoutez des "Types de réservation" en cliquant sur le bouton correspondant.

Livraison

  1. Accédez aux informations de livraison en cliquant sur le bouton "Livraison".
  2. Pour ajouter une livraison, cliquez sur "Ajouter une livraison" et remplissez soigneusement le formulaire pop-up avant validation.
  3. La fenêtre "Livraison" offre plusieurs options : consulter les livraisons existantes, en ajouter de nouvelles, ou modifier des enregistrements.
  4. La fonction "Historique" permet d’accéder aux enregistrements complets, avec des options de recherche/filtre. Les utilisateurs peuvent aussi exporter/importer des fichiers depuis cette fenêtre.
  5. Le bouton "Description" permet d’ajouter des détails sur les articles livrés.

Parking

  1. Accédez aux options du parking via le bouton dédié.
  2. Pour attribuer une place, cliquez sur "Attribuer une place" après avoir renseigné les détails requis.
  3. Une fois soumis, un nouvel enregistrement s’affichera dans le "Journal du parking".
  4. Si une place se libère, cliquez sur "Libérer la place" dans la colonne "Action".
  5. L’onglet "Vue d’ensemble" affiche le statut des places (réservées, disponibles, etc.).
  6. L’"Historique du parking" permet de consulter/filtrer les anciens enregistrements. La fonction "Exporter" facilite l’impression.

Objets trouvés

  1. Accédez aux enregistrements via le bouton "Objets trouvés".
  2. 'guide nav1 link11 content23' => 'Pour ajouter un objet, cliquez sur "Ajouter un objet trouvé", remplissez le formulaire, puis validez. Le nouvel enregistrement s’affichera.
  3. Gérez les objets via les options dans la colonne "Action" (modifier, supprimer, imprimer, ou récupérer).
  4. L’"Historique" donne accès à tous les enregistrements, avec des options de recherche/filtre. L’export permet d’imprimer les données.

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